証跡の保管、
ファイル名で消耗しないための命名と版管理
HANAPANA TECH編集部
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「最新_最終_修正版.xlsx」。一度は作ったことがある人も多いはずです。そこから抜け出す決め方は2つ、並べるための命名と、上書きしない版管理です。
目次
命名規則は「探すため」ではなく「並べるため」にある
ファイル名に情報を詰め込みすぎると、かえって探せなくなります。命名規則の役目を、フォルダのなかで正しい順に並ぶことに絞るのがおすすめです。先頭に日付（年月日を8桁）、次に対象、最後に種類。この順番さえ守れば、ソートするだけで時系列になります。
版は上書きしない
再提出を受けたとき、古いファイルに上書き保存すると、「調査時点で何を見て判断したか」が消えます。版は増やします。上書きはしません。ファイル名の末尾に版番号を付けるか、日付を変えて別名で保存します。どちらでも構いませんが、ルールは1つに決めます。
- 受領日を名前に入れる（提出者の作成日ではなく、自社が受け取った日）
- 「最終」「最新」という言葉は使わない（すぐに嘘になる）
- 差し替えたときは、差し替えた理由をメモに残す
ファイル名で管理しきれなくなる境目
提出者・受領日・調査の実施回・対象項目が増えてくると、ファイル名だけでは組み合わせを表しきれなくなります。目安は、「このファイルはどの調査のどの項目の証跡か」を名前から一意に言えなくなったとき。そこがフォルダ運用の限界で、台帳やシステムで「紐づけ」を管理する段階です。
まとめ：規則で守れる範囲と、道具が必要になる範囲
命名規則で頑張れる範囲と、頑張っても無理な範囲があります。並べるための命名・上書きしない版管理までは規則で守れます。それを超えたら、名前ではなく「紐づけ」を管理する道具が必要です。境目を知っておくと、消耗せずに済みます。
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この記事を書いた人
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大阪・堺の金融レグテックカンパニー。カード決済の規制対応をシステムで支えています。 規制対応の実務、開発の裏側、社内で試したこと。現場で分かったことを書いています。
