2026.07.25

加盟店調査、まだExcelですか？
割賦販売法の記録管理でつまずく3つのポイント

立入検査で実際に問われるのは「いつ・誰が・何を確認したか」です。割賦販売法に関わる加盟店調査で、実務に役立つ記録の残し方を整理します。

割賦販売法に基づく加盟店調査をおこなう事業者にとって、記録管理は重要な業務です。ところが実務の現場では、質問票をメールで送り、回答をExcelに転記し、証跡をフォルダに置く運用がいまも残っています。私たちが相談を受けるなかでも、よく見かけます。

Excelを使うこと自体が問題なのではありません。問題は、「いつ・誰が・何を確認したか」を、あとから再現できるかどうかです。つまずくケースを3つに整理しました。

1. 「確認した」の記録が、日付だけになっている

私たちの相談事例でよく見るのが、次のような記録です。調査シートに「確認済み」とチェックが入っているものの、確認した担当者名も、根拠にした資料も残っていません。これでは、検査で「この判断は何を見ておこないましたか」と問われたときに答えられません。

運用上の整理として、次の4点をそろえると、確認の経緯を説明しやすくなります。

4つ目が抜けやすいところです。資料が残っていても、判断の理由が残っていなければ、担当者が変わった時点で再現できなくなります。

加盟店から再提出を受けたとき、古いファイルを上書きしてしまう運用は危険です。調査の時点でどの資料を見て判断したのかが、後から追えなくなります。

調査時点の資料と、最新の資料は別物として扱います。上書きせず、両方を残したうえで「どちらを見て判断したか」を記録してください。

ファイル名に日付を入れる運用でしのいでいる現場も多いですが、命名規則だけでは破綻します。提出者・受領日・調査の実施回が増えてくるためです。

調査で指摘事項が出た場合、改善の依頼・期限・完了確認までが一連の記録です。ところが改善対応だけ別のスプレッドシートやメールのやりとりに散っていて、調査記録とつながっていないことがあります。

3つとも「記録がない」のではなく、記録はあるが、つながっていないのが問題です。検査で問われるのは個々の書類ではなく、一連の流れを説明できるかどうかです。バラバラに保管されている限り、そのたびに人が集め直すことになります。

私たちが開発している Pay Guardian は、この「つながっていない」を解消するための仕組みです。質問票の配信から回答の検証、証跡の保管、期限と改善対応の管理までを、一本の記録として扱います。ただし加盟店の数が少なく、台帳とフォルダで運用が回っているうちは、導入の効果は限定的です。

制度に関する説明は2026年10月1日時点の情報です。個別の適用範囲や必要な対応は、最新の法令・所管官庁の案内に照らして確認してください。

経産省の法令対応を、誰でも進められる。
提供中の機能や運用方法は、製品サイトでご確認いただけます。

HANAPANA TECH編集部

大阪・堺の金融レグテックカンパニー。カード決済の規制対応をシステムで支えています。規制対応の実務、開発の裏側、社内で試したこと。現場で分かったことを書いています。